Varför ska man upphandla?
En av de vanligast återkommande processerna när det gäller inköp är genomförandet av en upphandling.
Upphandlingar görs i syfte att skapa en konkurrenssituation där man som inköpande organisation låter flera olika leverantörer tävla mot varandra för att vinna en affär, i form av köparens inköpsvolym.
Leverantörerna och dess erbjudna tjänster och produkter bedöms utifrån parametrar så som efterlevnad av lagar och regler/policy (inklusive hållbarhetsaspekter), leveranssäkerhet, kvalitet, service, kostnad och innovationskraft.
I vilka fall är det inte lämpligt att använda sig av en upphandling?
Första frågan att ställa sig inför en upphandling är om en upphandling verkligen är det bästa tillvägagångssättet? Om det rör sig om inköp till små belopp så är det ofta inte värt besväret att lägga tid på en ordentlig upphandling.
Finns det bara en leverantör på marknaden, och leverantören är väl medveten om detta, så kan det också vara olämpligt med en regelrätt upphandling. Det kan i så fall vara bättre att förhandla med leverantören.
Planering av upphandling
Om du har konstaterat att du har en inköpsvolym av ett större belopp och det finns möjlighet att skapa en bra konkurrensutsättning med flera olika leverantörer så är första steget att skapa en projektplan för upphandlingen.
Projektplanen för en upphandling skiljer sig inte från andra typer av projektplaner och du bör tänka igenom om det kan vara värt att definiera följande aspekter:
- Bakgrund
- Syfte och förväntade effekter
- Projektmål (inkl. delmål). T.ex. avtal på plats vid ett givet datum eller X% avtalsföljsamhet vid en viss tidpunkt.
- Avgränsningar: Vad innefattas inte i upphandlingen?
- Grindar, milstolpar och synkroniseringspunkter
- Metod
- Styrning och ledning – överväg att involvera en styrgrupp bestående av linjecheferna för de funktioner som står för majoriteten av inköp
- Beroenden av andra projekt/verksamheter
- Kommunikation och marknadsföring av projektet
- Riskanalys och åtgärdsplan
- Intressentanalys
- Överlämning vid projektslut
- Beskrivning av hur projektresultatet ska användas vid projektslut
- Aktivitetsplan
- Tid-, resurs- och kvalitetsplan
- Ekonomi
- Projektorganisation – det är mycket viktigt att involvera de viktigaste intressenterna, användarna/beställarna och dess linjechefer, i upphandlingsarbetet. Görs inte detta så blir det en lång uppförsbacke i det förändringsarbete som följer med val av en ny leverantör.
- Administrativa rutiner
Om din organisation har en projektmodell så använd denna.
Nulägesanalys
I det andra steget av en upphandlingsprocess gäller det att skapa en bra förståelse för den inköpskategori som ska upphandlas. Detta brukar kallas att genomföra en Nulägesanalys.
I en Nulägesanalys så bör man vända blicken dels utåt, mot marknaden man ska upphandlina inom, dels inåt mot den egna organisationen, för att förstå inköpsbehoven och dra nytta av de erfarenheter som finns sedan tidigare.
Utåtriktad analys
När det gäller analys av leverantörer och marknad så bör följande frågor besvaras:
- Vilka leverantörer finns på marknaden?
- Hur ser deras sortiment av produkter och tjänster ut?
- Geografisk täckning?
- Hur ser leverantörernas ekonomiska situation ut och hur viktig kund är vi för de olika leverantörerna?
- Ackreditering? (ISO 9001, 14001 etc.)
- Andra nyckelkunder?
- Vilka trender kan ses på marknaden idag? Exempelvis ny teknik.
- Hur ser konkurrenssituationen på marknaden ut?
- Hur är marknaden segmenterad? (geografiskt, produkt-/tjänstemässigt)
Mycket av denna information kan hittas genom sökningen på Internet. Information kan även fås genom att fråga leverantörerna (vilket kallas RFI, Request For Information, på inköps-lingo).
Inåtriktad analys
När det gäller analys av den egna organisationens inköp så är följande frågor betydelsefulla:
- Vad är viktigt för den egna organisationen? T.ex. kopplat till leveranssäkerhet, kvalitet, service och kostnad.
- Hur används produkten/tjänsten som köps in? När det gäller inköp inom vården så gäller det att förstå det kliniska sammanhanget kring inköpen.
- Hur ser kundnöjdheten ut med nuvarande och tidigare leverantörer?
- Vad köper vi och från vilka leverantörer? Att ha tillgång till inköpsdata av hög kvalitet är A och O för en framgångsrik upphandling. Vi på Purch har utvecklat unika verktyg för att kunna plocka ut inköpsdata, på artikelnivå, från ekonomisystem. Statistik från leverantörerna är en annan källa till inköpsdata.
- Vad kommer vi köpa i framtiden?
Bästa metoden för insamling av information är ofta intervjuer med beställare och andra nyckelpersoner i organisationen, i kombination med insamling av inköpsdata från ekonomisystem och leverantörsstatistik.
Om din organisation har ett inköpssystem så kan det finnas data av hög kvalitet att hämta i detta. Säkerställa i så fall först att verksamheten gör den stora majoriteten av inköp genom inköpssystemet, annars riskerar du få en snedvriden bild.
Definiera önskat läge
Det är nu dags att definiera hur din organisation bör göra sina inköp i framtiden.
- Ska inköpen göras från en eller flera leverantörer?
- Ska beställarna köpa ett standardiserat sortiment eller ska köpen på detaljnivå lämnas fritt?
- Vill ni ställa krav på leverantören att hjälpa er sänka er totalkostnad genom förbättringsarbete?
- Ska leverantören bidra med utbildning och /eller säljresurser?
- Ska beställningar göras via inköpssystem, leverantörens webbshop, e-post, telefon etc.?
Involvera nyckelpersoner, användare/beställare och linjechefer i besluten.
Realisera önskat läge
I detta steg skapar du ett så kallat förfrågningsunderlag där du definierar din organisations inköpsbehov och de krav ni vill ställa på leverantören. Var tydligen med den information du vill få in från leverantören. Informationen bör innefatta löften om och bevis på efterlevnad av:
- Lagar, regler och policy (inklusive hållbarhetsaspekter)
- Leveranssäkerhet
- Kvalitet
- Service
- Kostnad (priser, avgifter etc.)
- (Innovationskraft)
Skicka förfrågningsunderlaget till de leverantörer som visat sig lämpliga utifrån Nulägesanalysen och ge leverantörerna tillräckligt med tid för att kunna lämna bra svar (anbud). För en dialog med leverantörerna under svarstiden för att säkerställa att din upphandling får hög prio och att leverantörerna har tillgång till all information som de behöver.
Offentlig upphandling ställer speciella krav enligt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU), vilka inte berörs i denna artikel.
När svaren mottagits, analysera dessa och ställ dem mot varandra. Förhandla med leverantörerna för att förbättra villkor och priser ytterligare och låt till slut styrgruppen fatta beslut om den eller de leverantörer som gett de bästa anbuden. Upprätthåll en god och professionell dialog med samtliga leverantörer under hela processen – du kan behöva komma tillbaka till de förlorande leverantörerna i ett senare skede och vill inte bränna några broar.
Se till att definiera överenskommelsen i ett väl genomarbetat avtal. Ta hjälp av en jurist om din organisation har tillgång till en sådan.
Skapa nödvändiga förutsättningar för att kunna handla hos den upphandlade leverantören och kom tillsammans med leverantören överens om en utrullningsplan som täcker in struktur (exempelvis information på Inköpssidan på intranätet), utbildning samt mätning/uppföljning.
Avsluta projektet och överlämna till förvaltning
Sista steget syftar till att säkerställa långsiktiga effekter av upphandlingen. Definiera hur uppföljning av avtal och kategori ska ske och integrera denna plan i din organisations övergripande förvaltningsstruktur för inköpskategorier/-avtal om det finns en sådan.
Skriv slutrapport där du reflekterar och drar lärdom från upphandlingsarbetet och avsluta projektet
Finns det fler aspekter att ta hänsyn till i ett upphandlingsförfarande?
Ja, artikeln ger endast en översikt. Det finns många fler aspekter att ta hänsyn till, exempelvis kopplat till din organisations kultur och förändringsmiljö samt faktorer som är specifika för en viss kategori av inköp.
Artikeln belyser inte heller de regelverk, enligt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU), som måste följas vid en offentlig upphandling.
Vi hoppas att du funnit artikeln värdefull och vill gärna uppmuntra till att ta kontakt med oss på Purch för dialog.
Purch har över 12 års av erfarenhet av att arbeta med inköp inom vård och omsorg och vi finns till hjälp för att stötta med vår kompetens, processer och verktyg för ett effektivt datadrivet upphandlingsarbete.
