Mätning och uppföljning inom inköpsarbete
För att lyckas med strategiskt inköpsarbete måste en tydlig koppling finnas mellan inköp och verksamhetens övergripande mål. Lyfts denna koppling fram kan en organisation till fullo utnyttja den potential som området har att bidra till såväl ökad effektivitet som att stärka de ekonomiska resultaten.
Nyckelfaktorer för att kunna realisera denna potential är att inköpsarbetet genomförs med organisationens mål i fokus, att arbetet integreras i de övergripande strategierna och att beslut sker på ledningsnivå samtidigt som övriga organisationen involveras i ett tvärfunktionellt arbete.
Att använda sig av olika mätverktyg och att kontinuerligt genomföra uppföljning av inköpsarbetet skapar förutsättningar som krävs för att lyckas. Utan mätning och uppföljning är det svårt att få verksamheten att prioritera att genomföra de förändringar som krävs för att besparingar och andra mål ska bli verklighet.
Nedan går vi igenom några av fördelarna med mätning och uppföljning och vad som krävs av verksamheten för att arbetet ska bära frukt så att inte besparingsmöjligheterna stannar på pappret utan realiseras och bidrar till verksamhetens lönsamhet.
Identifiera förbättringsmöjligheter och förändringsbehov med faktabaserat underlag
Resultatet av mätningar kan hjälpa att visualisera behov av förändringar och peka på förbättringsmöjligheter. Nyckeltal tas fram för att mäta hur väl organisationens mål nås och bidrar till faktabaserat beslutsfattande. Med ett väl uppbyggt system skapas förutsättningar för kontinuerligt förbättringsarbete.
Beroende på vilka nyckeltal som används kan en mängd olika förändringsbehov identifieras. Att övervaka inköpsvolym och totalkostnaden för en inköpskategori är ofta det som ligger närmast till hands och förhållandevis enkelt att mäta. Men för att identifiera orsakerna bakom en ökning av totalkostnaden så krävs en mer djupgående analys. Priserna på köpta artiklar kan ha höjts, eller också kan volymen ökat i takt med att verksamheten växer.
Det finns dock även andra dimensioner som är viktiga att väga in och som inte alltid är möjliga att utläsa enbart från hårddata. Olika beteendeförändringar kan ligga bakom kostnadsökningarna som till exempel att produkter med en tidigare låg inköpsvolym ökat på grund av nya behov eller preferenser hos verksamheten. Kanske är det rentav så att produkter för vilka priser inte tidigare förhandlats med leverantören nu köps i större utsträckning och att det därmed finns ett behov av att omförhandla inköpsavtalet.
Säkerställa framgångsrik implementering av nya inköpslösningar
Vikten av att utföra mätningar även efter att ett projekt resulterat i implementerade besparingslösningar är tyvärr något som ofta glöms bort. Därav är det också vanligt förekommande att man snart finner sig ha hamnat i gamla spår på nytt. Risken för detta blir högre med en större organisation, högre komplexitet i inköpslösningarna, och ju fler personer inköpsansvaret vilar på.
Anledningarna till att det initiala målet från planeringsfasen inte nås kan vara många. Ofta kan det dock vara så enkelt som att information om den nya lösningen inte nått samtliga beställare eller att den nya lösningen upplevs som komplicerad eller sämre än den tidigare. Som följd riskerar resultatet bli en minskad avtalsföljsamhet och förlorad besparingspotential genom att inköp görs av produkter och artiklar som inte ingår i avtalat sortiment alternativt att inköp fortsättningsvis görs hos annan leverantör än den som är avsedd.
En nyckelfaktor till att säkerställa en framgångsrik implementering av nya inköpslösningar är att ett tidigt skede involvera medarbetare i utvecklingsprocessen. Genom att tidigt inkludera berörda parter och fånga upp deras tankar och önskemål och på sätt öka deras ägande av processen läggs en stabil grund för projektet. En öppen dialog med beställare och slutanvändare av de aktuella produkterna ger bästa möjliga förutsättningar för att den nya inköpslösningen ska möta verksamhetens behov, att implementeringen genomförs framgångsrikt och att den åtföljs av en hög avtalsföljsamhet.
Kontinuerlig mätning – Att överbrygga gapet mellan teoretiska, verkliga och realiserade besparingar
Kontinuerliga mätningar och uppföljning av inköpskategorier är viktigt av flera anledningar. Det primära syftet med mätningar i det dagliga inköpsarbetet är att säkerställa att identifierad besparingspotential resulterar i faktiska besparing. Att endast bevaka totalkostnaden för en inköpskategori ger oss inte mycket. För att nå önskat resultat måste vi ta fram modeller för att fortlöpande mäta effekten av besparingsåtgärder. Ju fler dimensioner som vägs in desto bättre utrustade är vi att snabbt och effektivt hantera eventuella hinder. Med olika nyckeltal kan vi på detaljnivå mäta hur och var inköpen görs och synliggör på så sätt de områden där extra insatser kan behövas. Sammantaget ska arbetet bland annat säkerställa kontroll över inköpskostnaderna, att inköpsavtal följs och att de priser som betalas överensstämmer med den prislista som avtalats.
Komplexiteten och tidsåtgången för ett fullgott mätningsarbete varierar självklart från en verksamhet till en annan. Antalet enheter eller kliniker inom verksamheten samt tillgängliga resurser för detta arbete är faktorer som påverkar hur grundligt arbete som kan genomföras.
Vi på Purch erbjuder gärna stöd för er verksamhet så att ni kan lyckas i ert inköpsarbete. Vill du bolla idéer över en kopp kaffe eller söker inspiration? Tveka inte att höra av dig till en av våra medarbetare!
